A inutilização de uma faixa ou numeração é necessário quando: A nota fiscal foi criada no mês anterior e não possui chave; A nota fiscal não vai ser mais emitida; Falha de envio; A NFe foi criada com uma série errada. Nesses casos, é importante que seja feito a inutilização da sequência (não tentar enviar novamente) até o décimo dia útil do mês subsequente, sendo representada como uma denúncia espontânea da faixa de numeração não utilizada.
A quebra de sequência deve ser evitada, ter que inutilizar muitas numerações durante o mês pode acarretar suspeitas quanto à irregularidade fiscal. Além disso, em algumas situações, o fisco pode desconsiderar as inutilizações feitas pela empresa. É imprescindível atentar-se a justificativa, elas serão analisadas em casos de investigações, por essa razão não é conveniente repetir o mesmo texto em centenas de números.
Recomendamos que diariamente após o expediente seja verificado quais notas que não foram enviadas, certificando-se do motivo de não ter sido emitida, para que seja feita a ação adequada (enviar ou inutilizar). Essa averiguação pode ser feita na tela de gerenciamento de notas fiscais, marcando as opções “Datas vazias” e “Sem chave”, e observando os documentos fiscais de cada série.
Quando o escritório de contabilidade solicitar o SPED Fiscal e os arquivos XML, a inutilização de documentos fiscais deve ser o primeiro procedimento realizado, pois evita a presença de erros específicos na escrituração fiscal e também a ausência de arquivos que provavelmente o contador teria que solicitar posteriormente.
Como inutilizar um Documento Fiscal?
Passo 1: Abra a tela de gerenciamento de notas fiscais, que está presente no menu Estoque -> Movimento -> Gerencia NFe;
Passo 2: Informe a data inicial e final que esteja de acordo a data de emissão da sequência que deve ser inutilizada (caso seja uma verificação mensal, preencha dia inicial e final do mês anterior). Marque a opção “Datas vazias” e “Sem Chave”, depois, selecione a série do Documento Fiscal;
Inutilizar numerações específicas
Passo 3: Localize e dê um clique duplo na nota fiscal, em seguida, arraste o mouse para “Sefaz” e pressione a opção “Inutilizar numeração” ;
Passo 4: Informe a justificativa da inutilização, indicando o motivo pelo qual não houve a emissão no dia de sua criação. O texto dever ter pelo menos 15 caracteres. Caso o Status Docto tenha retornado o código “05”, a NFe foi inutilizada com sucesso;
Inutilizar todas as numerações não utilizadas
Passo 3: Pressione o botão “Evento” e depois a opção “Conferir seleção”. Dos documentos listados na pesquisa, o sistema irá fazer uma varredura para verificar as sequências que não existem ou não possuem chave;
Passo 4: Antes de inutilizar, pressione o botão “Consultar NF. c/ chave vazia” e depois clique em “Abrir”. Aguarde todos os itens ficarem sem a Tarefa “Consultar”;
O evento de consulta serve para verificar se a nota fiscal foi aceita pela Sefaz, e por algum motivo o sisinfo não recebeu a confirmação. Quando a consulta valida a existência da nota, todos os dados referentes a emissão são preenchidos automaticamente, a tornando uma NFe emitida.
Passo 5: Faça o passo 3 novamente. Pressione o botão “Inutilizar NF. não encontrada”, informe o motivo dessas notas fiscais não terem sido emitidas quando foram criadas (o texto deve ter pelo menos 15 caracteres). Depois, siga o mesmo processo ao clicar em “Inutilizar NF. c/ Chave Vazia”;
Explicação em vídeo
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